Groupe Clarins
“Octime fait la différence sur la méthodologie de déploiement”
Acteur majeur du secteur de la Beauté, le Groupe Clarins bénéficie d’une présence internationale sur le marché des cosmétiques.
Le déploiement du progiciel de gestion des temps et des plannings Octime a démarré en octobre 2010…
Quel est le périmètre du projet ?
Delphine Chevalet-Chapeaud : Les sites industriels ne sont pas concernés par le projet Octime. Nous déployons le progiciel sur trois entités du groupe Clarins : la holding Clarins SA, la société Clarins France qui commercialise et distribue les produits à la marque Clarins, la société Clarins Fragrance Groupe en charge des parfums Thierry Mugler et Azzaro, soit un effectif global de quelque 700 collaborateurs sédentaires et itinérants (commerciaux…).
Pourquoi ce choix ?
En premier lieu la volonté de dématérialiser le badgeage et les bons de congés papier. C’est-à-dire remplacer la badgeuse physique et le papier par un support informatique moderne, interfacé avec la paie. Il s’agissait notamment de supprimer l’étape « saisie » – chronophage et source d’erreurs – géré par le service RH. Partant de là, nous avons recruté un chef de projet SIRH et, dès avril 2010, nous avons lancé un appel d’offres, à l’issu duquel une short list de trois prestataires a été établie. Si les trois produits présentaient des fonctionnalités assez similaires, Octime a véritablement fait la différence sur :
. la convivialité de l’outil,
. le professionnalisme et le dynamisme de l’équipe,
. la méthodologie de déploiement : le “fil rouge”, c’est un manuel de quelque 150 pages, nourri au fil des réunions, qui permet d’avancer point par point, sans perdre de temps. Ce manuel, c’est toute l’expérience d’Octime partagée avec les clients !
Octime a finalement été retenu en mai 2010. Le paramétrage a été réalisé sur mai et juin, puis nous avons lancé un pilote sur une centaine de collaborateurs, sur trois mois de juillet à septembre. Ce qui a permis de faire quelques ajustements avant d’étendre la démarche à l’ensemble des 700 collaborateurs début octobre. Soit à peine six mois entre le choix d’Octime et le déploiement !
Le premier bilan après quatre mois d’utilisation ?
Très positif ! Tant du côté des collaborateurs, des managers que des gestionnaires de paie. Pour ces derniers, la saisie a été remplacée par des tâches à plus forte valeur ajoutée : du conseil et de l’accompagnement. Quatre mois après le démarrage, je dirais que nous sommes à 95% de « réalisé », reste donc à affiner 5%, c’est-à-dire aller plus loin sur l’utilisation des statistiques, sur l’optimisation de la gestion des plannings…
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